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Unidades de Servicios Compartidos (Shared Services Units)

enero 7, 2008 at 11:56 am 1 comentario

Hablemos un poco de las unidades de servicios compartidos.

Estas unidades se crean a partir de un concepto estratégico organizacional que busca darle mayor libertad a las compañías agrupadas bajo un holding, de forma de que sirvan mejor las necesidades de sus clientes, y enfrenten posicionados de mejor manera a sus competidores.

Como efecto secundario de este tipo de estructura, debiera generarse la posibilidad de rebajar costos mediante sinergias y evitar duplicidades en las funciones de back office.

Esto enfoque «extirpa» de las Unidades de Negocios todas las funciones que no están «De Cara» al cliente, las cuales se denominan Back Office, y agrupa dichas funciones en una Unidad de Servicios Compartidos, que presta servicios a todas las Unidades de Negocio del grupo de empresas.

El concepto de fondo acá es el siguiente: Si tienes 5 unidades de negocios, ya no requerirás de 5 contadores generales, ni tampoco de 5 controllers, ni 5 jefes de remuneraciones. Las funciones de soporte ahora reunidas, generarán especializaciones y sinergias que permitirían cntar con menos personal para el desarrollo de las mismas funciones, alcanzando menores costos y logrando mayor eficiencia.

El problema de fondo es que a veces, esto no es así.

En algunas oportunidades no se logra concretar dichas sinergias, ni tampoco se consolidan los ansiados ahorros de costos. Por el contrario, en ocasiones solo se logra desconectar a las unidades de apoyo del negocio, y se pierde fluidez, servicio y atención al Front Office.

Supongamos dos empresas del grupo que desean armar su unidad de back office compartida. Una es muy eficiente, mantiene un alto estándar de servicio, y con apenas 4 personas. La otra presenta ineficiencias con niveles de servicio aceptables pero con alta dotación (13 personas).

De las 17 personas, se detecta que debieran quedar no más de 10, y se porocede a hacer la unión. Las 10 personas no lograrán atender con los niveles de eficiencia deseado a ambas compañías, ya que antes lo hacían 14 personas, pero existían 10 que usaban prácticas y procedimientos no eficientes, los cuales se siguen usando.

Es por estas razones que las Unidades de Servicios Compartidos pueden ser una solución muy buena cuando se ha logrado detectar con certeza las funciones duplicadas, y los potenciales ahorros y/o mejoras en la eficiencia de servicios. Pero así también, pueden convertirse en un gran dolor de cabeza.

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